Há pouco mais de meio século, em 1971, o primeiro e-mail era enviado. O cenário era outro, a internet ainda não existia, e a mensagem era enviada por meio de uma rede limitada a poucos computadores, chamada “Arpanet”. De lá para cá, muita coisa mudou. A tecnologia evoluiu, a internet – como conhecemos hoje – surgiu e, com os avanços, novas formas de comunicação ainda mais instantâneas também foram desenvolvidas. E, por algum momento, houve quem pensasse que o e-mail morreria ou perderia relevância ao competir com a rapidez e facilidade das mensagens instantâneas. A realidade, porém, é outra. Mesmo diante da popularidade dos aplicativos de comunicação, o e-mail continua tendo um papel central na comunicação digital. Com mais de 4,3 bilhões de usuários no mundo – conforme a Statista, plataforma online especializada em coleta e visualização de dados –, ele segue à frente de redes sociais e aplicativos de mensagens.
No ambiente corporativo, o e-mail tem papel de destaque, sendo uma ferramenta fundamental de trabalho. “É uma forma de comunicação assertiva. Hoje, por exemplo, você vai a uma reunião, tem uma discussão e cada um sai com suas tarefas definidas, mas não há um registro daquilo. Sinto falta disso e sempre sugiro que o e-mail corporativo seja utilizado para esse objetivo e também para reafirmar o que foi deliberado, porque hoje, em outras ferramentas, você perde as informações com muita facilidade. Tem gente que deixa a funcionalidade de mensagens temporárias ativadas, e o que foi comunicado some”, afirma a mentora de carreiras e resultados Leila Said. “O registro por e-mail, por outro lado, gera memória para a empresa. Hoje fizemos questão de pôr dados, e isso também é feito por meio das mensagens”, acrescenta.
A especialista também pontua outras características que corroboram a importância do uso do e-mail, como as possibilidades de formatação, a capacidade de incluir textos maiores e até mesmo uma segmentação mais facilitada. “É interessante também porque você tem um espaço para conversar e pode segmentar melhor pelo público, clientes e colaboradores. Você sabe quantificar melhor a informação”, afirma.
Golpes
Embora tenha suas qualidades, Leila observa que ainda existem alguns pontos negativos em relação ao e-mail, como os spams e os golpes – algo que não fica restrito à ferramenta, mas se faz presente em várias plataformas. O e-mail também não é o mais indicado para comunicações mais urgentes, curtas ou mesmo informações menos importantes. “Em uma empresa, já houve a situação de um rapaz que entrava calado, ligava o computador e usava o e-mail para dar bom-dia para as pessoas. Mas as coisas não podem ser assim, o contexto de cada mensagem precisa ser avaliado”, pontua.
É ainda nesse sentido que ela defende que outras formas de comunicação também podem ser consideradas – entre elas, a ligação telefônica, o WhastApp ou até um encontro presencial. “A gente precisa conhecer a cultura da empresa, entender qual o objetivo daquela comunicação e, assim, escolher qual o melhor canal de comunicação. São muitas variáveis”, menciona, citando como exemplos os próprios dispositivos que as pessoas têm em mãos, a conectividade com a internet e a necessidade de rapidez ou não da resposta.
Redes sociais criam cultura de imediatismo
Embora o e-mail continue sendo uma ferramenta de comunicação altamente utilizada, outros canais, como as redes sociais e o WhatsApp, também acabam entrando na equação quando o assunto é trabalho. E é justamente quando eles entram em cena que a situação pode ficar mais complicada, com mensagens sendo mandadas em momentos de descanso. “As redes sociais dão essa falsa oportunidade de chamar as pessoas fora do horário, mas esse não é um erro delas, é um erro de comportamento. Precisamos ter isso bem resolvido, porque conversas corporativas precisam estar dentro de um contexto de trabalho”, defende Leila Said.
A advogada Caroline*, 28, conta que opta, com frequência, pelo e-mail quando o assunto é comunicação no trabalho, mas que acaba sendo contatada também de outras formas. “Um ponto que acho delicado é a questão de limites de horários. É bem comum receber algum tipo de demanda ou questionamento externo por meio do WhatsApp tarde da noite, feriados ou até mesmo durante o fim de semana. Mesmo que eu só responda durante o horário comercial, acho que causa muita ansiedade misturar assuntos pessoais e de trabalho no aplicativo”, diz.
A situação também acontece com o jornalista Pablo (*nome fictício). Embora reconheça que o WhatsApp é uma ótima ferramenta de comunicação, ele reconhece que se torna uma dor de cabeça quando há uma cobrança constante por respostas. “É como se fosse uma obrigação estar online 24 horas por dia, à disposição de todos. Isso é chato e desrespeitoso”, afirma ele. “Recentemente, um assessor de imprensa me chamou no WhatsApp (que não é corporativo e que eu não passei para ele) afirmando que havia me mandado mensagem há algumas horas e cobrando o motivo de eu não ter respondido, sendo que eu não estava no meu horário de trabalho”. Nas minhas férias, mesmo colocando no status uma imagem que indicava que eu estava no meu período de descanso, as pessoas não respeitaram”, lembra.
Segundo Leila Said, para evitar esse tipo de situação, é preciso educar as pessoas e nos educar também. “Se você para tudo, a todo tempo, para atender aquelas mensagens, você tira a prioridade de responder de outras formas ou até de resolver as coisas presencialmente. Também há uma cultura de imediatismo. Às vezes, alguém te manda uma mensagem e em 15 minutos envia uma interrogação”, exemplifica. “É preciso avaliar o contexto. Se é uma mensagem rápida, pode ser necessário, mas nem sempre vai ser assim. Mesmo que você esteja esperando uma mensagem, não precisa ser uma regra que aquilo é imediato”.
Fonte: https://www.otempo.com.br/interessa/2024/8/1/